Satın Alma Proje Rehberi: Fikirden Şartname, Gantt, Bütçe, RFQ, Puan Kartı ve Teslimata

Türkiye baskısı — 17 Ekim 2026. Yazar: ColdMatch Group editorial team. Bu metin planlama rehberidir; mühendislik tasarımı, hukuki veya finansal danışmanlık değildir. Yerel saha koşulları ve yürürlükteki yükümlülükler proje ekibince ayrıca doğrulanmalıdır.

Soğutma satın alma projesini, ihtiyacı kanıtlayıp tasarım esaslarını onaylayarak ve ortak bir şartname üzerinden teklif isteyerek yönetin. Her karar kapısında kanıtı ve onay sahibini belirleyin; takvimi sezondan geriye kurarken bütçeyi, riskleri ve kabul testlerini birlikte takip edin.

Altı karar kapısıyla ilerleyin Karar kapısı yalnızca toplantı değildir: bir sonraki taahhüdü vermek için gereken kanıtın kontrolüdür. Eksik bilgi varsa varsayımla ilerlemek yerine açık konuyu sorumlusuna ve kapanış tarihine bağlayın.

Tedarikçilerin aynı şekilde fiyatlayabileceği şartname yazın Tasarım esasları, hesapların dayandığı ürün ve işletme koşullarının yazılı bütünüdür. Kapsam sınırı ise ekipman, inşaat, elektrik, montaj ve test işlerinin hangi tarafın sorumluluğunda olduğunu tanımlar. “Anahtar teslim” ifadesi tek başına bu ayrımı sağlamaz; her arayüzün sahibi açık olmalıdır.

Ürünü, ambalajı, günlük kabul miktarını kg/gün olarak, giriş ve hedef sıcaklıklarını, bağıl nemi (RH), hedef soğutma süresini ve tasarım dış hava koşullarını yazın. Kapı trafiği, vardiyalar, elektrik ve su altyapısı, soğutucu akışkan kısıtları, kapsam sınırları ve kabul testleri de aynı dokümanda bulunsun. Elma depolaması ile narenciye paketleme tesisinin koşullarını tek reçeteyle ele almayın; ürün gerekliliklerini teknik uzmanla doğrulayın.

Soğutma yükü hesaplayıcısı ve ısı yükü açıklaması ilk girdileri tartışmaya açar; mühendislik onayı yerine geçmez. Endüstriyel soğutma RFQ şablonu ortak kapsamı yazmanıza yardım eder. Değişen her girdinin revizyonunu kaydedin; teklif isteyen ekiple teknik ekibin farklı sürüm kullanmasını önleyin.

Takvimi sezondan geriye doğru kurun Türkiye’de bir elma deposu için ilk ürün kabul tarihini sabit hedef olarak düşünün. Eğitim ve performans kanıtını bu tarihten önce planlayın, sonra montaj, sevkiyat ve sipariş onayına geri gidin. Kritik yol, toplam bitişi belirleyen en uzun bağımlı işler zinciridir; bu zincirde gecikme hedefi etkiler. Bolluk süresi ise bir işin bitişi geciktirmeden kayabileceği zamandır; sınırsız yedek süre değildir.

Varsayımsal örnek — kıyas ölçütü değildir. Haftalar gerçek tedarikçi taahhüdü değil, planlama mantığını gösterir.

ColdMatch içinde uygulayın [/my-projects](/my-projects) adresinde oturum açıp “New project” formunda “Template” seçin; örneğin “New cold storage facility”. “Create project” ile açılan şablon, yük hesaplarından kurulum ve devreye almaya uzanan yedi aşamada bağımlı işler ve kilometre taşları oluşturur. Tarihleri proje koşullarına göre değiştirin. “Gantt” içinde “Weeks”/“Months” görünümünü kullanın; kritik yol vurgusunu ve bağımlılık çizgilerini inceleyin. “−1w”/“+1w” düğmeleri işi kaydırır; çubuk sürükleme yoktur. Tek işi kaydırmanın diğer teslimlere etkisini gözden geçirmeden sezon hedefini onaylamayın.

Bütçeyi tek rakam değil, aşamalar halinde yönetin Tahmin edilen → teklif edilen → taahhüt edilen → gerçekleşen ayrımını koruyun. Teklif, henüz verilmiş sipariş değildir; taahhüt de ödenmiş tutar değildir. Her maliyet kaleminin sorumlusu ve kapsam açıklaması bulunmalı; bir kalemin hem yüklenici teklifinde hem kendi bütçenizde sayılmasını önleyin.

Beklenmeyen gider payını tanımlanmış belirsizlikler için ayırın; eksik kapsamı gizlemek için kullanmayın. Arsa, bina, vergiler ve gümrük vergileri dahil mi hariç mi açıkça yazın. Dövizli ekipmanı TL bazında karşılaştırıyorsanız tarihli kur ve kaynak kaydı tutun. Soğuk depo maliyeti ve metrekare başına inşaat maliyeti sayfaları kapsam soruları içindir; projeye özel teklif yerine geçmez.

“Budget” içinde “Add cost line” ile CAPEX veya OPEX satırı açın. “Estimated”, “Quoted”, “Committed”, “Actual” alanlarını ayrı güncelleyin. “Base currency” ve “Contingency %” ayarlarını belirleyin. “Rate → base” ve “Rate source” kullanıcı tarafından girilir ve zaman damgası alır; kuru olmayan yabancı para satırı toplamdan çıkarılır, kur tahmin edilmez. Başlangıçta hazır doldurulmuş tutarlar yoktur.

Risk kaydını ilk günden tutun Risk gelecekte olabilecek olaydır; gerçekleşmiş engeli ayrıca görev olarak yönetin. Aşağıdaki H/M/L yüksek/orta/düşük anlamındadır ve yalnızca örnektir. Her toplantıda tetikleyicinin oluşup oluşmadığını ve önlemin gerçekten tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol edin.

“Overview” içindeki “Risks & alerts” gecikmiş ve engellenmiş görevler gibi uyarıları gösterir; kapsamlı risk kaydının yerini almaz. “Board” üzerindeki “Blocked” durumuyla somut engeli görünür kılın. Engel açıklamasında kimin hangi kararı vermesi gerektiğini belirtin.

Tedarikçiyi ağırlıklı puan kartıyla değerlendirin Önce zorunlu geçer/kalır koşullarını uygulayın: kapasite, güvenlik koşulları, saha uyumu ve kabul testlerine itiraz bunlara dahil olabilir. Kritik bir uygunsuzluğu ucuz fiyatın telafi etmesine izin vermeyin. Ağırlıkları teklifler açılmadan belirleyin ve tüm adaylara aynı ölçeği uygulayın.

Varsayımsal ağırlık örneği — kıyas ölçütü değildir.

Her puanın gerekçesini teklif maddesine bağlayın; toplam puan tek başına sözleşme kararı değildir. ColdMatch “Offers” içinde price, technical, delivery, service için 0–5 puan verilir; “Score” eşit ağırlıklı ortalamadır. Kendi ağırlıklarınızı indirilebilir şablonda uygulayın. RFQ’yu /rfq-builder üzerinden gönderin; ColdMatch ekibi talebi doğrular, adınıza uygun tedarikçilere ulaşır ve düzenlenmiş yanıtları sunar. Teklifleri “Offers” içinde “Add offer” ile kaydedin; RFQ bu sekmeden gönderilmez.

Teslimatı kanıtla kabul edin FAT, Factory Acceptance Test, sevkiyat öncesi fabrika kabul testidir; SAT, Site Acceptance Test, kurulum sonrası saha kabul testidir. Devreye alma ise tesisin işletme koşullarında çalıştırılıp performansının doğrulanmasıdır. Bu üç işi aynı imzayla kapatmayın; uygulanabilir test kapsamını sözleşmede belirleyin.

Sensör konumlarını, ölçüm yöntemini, yük koşullarını ve kabul sınırlarını önceden kararlaştırın. Sıcaklık haritalaması, farklı noktalardaki sıcaklık dağılımını gösterir; yalnızca kontrol ekranını okumak yeterli kanıt değildir. Eksikleri sorumlu ve kapanış tarihiyle kaydedin. Çizimler, kullanım ve bakım dokümanları, eğitim kayıtları, yedek parça listesi ve garanti başlangıcını devir dosyasında toplayın. Geçici kabul ile kesin kabul ayrımı varsa sözleşmede açık olsun.

ColdMatch ile genel proje aracının rolünü ayırın | Konu | ColdMatch içinde | Genel araçta genellikle | |---|---|---| | Soğutma aşamaları | Hazır proje şablonları | Ekibiniz yapılandırır | | Teklif takibi | “Offers” ve eşit ağırlıklı puan | Alanları ve hesabı kurarsınız | | Dövizli bütçe | Kullanıcı kuru, dört maliyet aşaması | Tablo veya özel alan gerekir | | Satın alma desteği | Ayrı kararlaştırılan yönetilen hizmet | Proje aracının dışındadır |

Planlama için ücretsiz ColdMatch alıcı hesabı gerekir; proje, görev, Gantt, bütçe, teklif karşılaştırması ve işbirlikçi daveti için ödeme alınmaz. Yönetilen satın alma hizmetleri ayrı kararlaştırılır. Dosya eki, e-posta hatırlatıcısı ve Gantt çubuğu sürükleme yoktur; planlayıcı arayüzü şu anda İngilizcedir. Belgeleri kontrollü dış arşivde tutun ve sürüm referanslarını not edin; araçta bulunmayan bildirimlere güvenmeyin.

Düzenlenebilir şablonları indirin CSV dosyaları Excel veya Sheets ile açılır ve İngilizcedir. Yerel rol adlarını uyarlayın, örnek satırları gerçek proje verisi sanmayın.

• Karar kapıları
• Soğuk zincir risk kaydı
• Ağırlıklı tedarikçi puan kartı
• Takvim örneği

Kaynaklar ve sınırlar [FAO](https://www.fao.org/platforms/food-loss-waste/en), gıda kaybı bağlamını sağlar; deponuzun kapasitesini belirlemez. [UNEP soğuk zincir raporu](https://www.unep.org/resources/report/sustainable-food-cold-chains-opportunities-challenges-and-way-forward), sürdürülebilirlik fırsatları ve zorluklarını ele alır; belirli bir ekipmanı onaylamaz. [IIR](https://iifiir.org/en), soğutma konusunda teknik bilgi kaynağıdır; sahaya özel tasarım veya mevzuat onayı değildir. Bu dış kaynaklar ColdMatch’i destekledikleri anlamına gelmez.

Sonraki adımı somutlaştırın Önce [/my-projects](/my-projects) ile ücretsiz proje oluşturun ve G0 için eksik kanıtları görevleştirin. Şartname hazır olduğunda [yönetilen RFQ](/rfq-builder) gönderin. [Bilgi merkezinde](/intelligence-center) araştırın veya [ekibe sorun](/contact). Ürün özelliklerinin genel açıklaması için [product overview](/blog/cold-chain-procurement-project-management-plan) sayfasını bir kez inceleyin; karar yetkisi yine sizin proje ekibinizdedir.