Compras de frío: idea, especificación, Gantt, presupuesto, RFQ, evaluación y entrega

*Edición para España y México · 17 de octubre de 2026 · Equipo editorial de ColdMatch Group. Esta guía es orientación de planificación; no constituye diseño de ingeniería ni asesoramiento legal o financiero.*

¿Cómo se gestiona un proyecto de compra de refrigeración? Se avanza por puertas de decisión, cada una con evidencia y un responsable que firma; se escribe una especificación que todos los proveedores puedan cotizar igual; y se llevan en paralelo cronograma, presupuesto por etapas, registro de riesgos y matriz de evaluación. Al final, la entrega se acepta con pruebas medidas, no con la palabra del proveedor.

Seis puertas de decisión para no avanzar a ciegas Una puerta de decisión es un punto de control: no se pasa a la siguiente fase hasta tener la evidencia pedida. Usar seis puertas evita el error más caro, que es pedir ofertas antes de saber qué se necesita.

Escriba una especificación que los proveedores coticen de la misma manera Si dos proveedores interpretan distinto el alcance, sus precios no son comparables. La **base de diseño** (*design basis*) es el conjunto de datos de partida sobre los que se dimensiona la instalación. Reúna al menos: producto y variedad; ingreso en kg/día; temperatura de entrada y temperatura objetivo; humedad relativa; tiempo de enfriamiento (*pull-down*); temperatura ambiente de diseño; tránsito de puertas; servicios disponibles (potencia, agua, drenaje); restricciones de refrigerante; y las pruebas de aceptación.

Defina también el límite de alcance (*scope boundary*): dónde termina el suministro del proveedor y empiezan la obra civil, la acometida eléctrica o el drenaje, que corren por cuenta de otros. La mayoría de las disputas nacen en esa frontera. Para obtener la carga térmica use la calculadora de carga de refrigeración y la guía de cálculo de carga térmica; como punto de partida del documento, el modelo de RFQ de refrigeración industrial.

Construya el cronograma hacia atrás desde la campaña En la fruta, la fecha que manda es el inicio de la cosecha. Parta de ella y retroceda: la puesta en marcha debe terminar antes de que llegue el primer camión. La **ruta crítica** es la cadena de tareas dependientes que determina la fecha final; la **holgura** (*float*) es el tiempo que una tarea puede retrasarse sin mover esa fecha. Las tareas de la ruta crítica tienen holgura cero.

Ejemplo hipotético — no es una referencia. Central de cítricos en la Comunidad Valenciana o Veracruz con campaña a inicios de noviembre:

No use estas semanas como plazos reales; sustitúyalas por los de sus ofertas.

Aplíquelo en ColdMatch En [/my-projects](/my-projects) pulse "New project", elija un "Template" (por ejemplo "New cold storage facility") y "Create project". Se generan tareas secuenciales con dependencias en siete fases y los hitos "Specification approved", "Issue RFQ to shortlisted suppliers", "Contract awarded" y "Handover". En la pestaña Gantt alterne "Weeks" y "Months", observe la ruta crítica resaltada y desplace una tarea con "−1w" / "+1w". Las barras no se arrastran. Recuerde: la interfaz del planificador está por ahora en inglés.

Presupueste por etapas, no con una sola cifra Un presupuesto útil pasa por cuatro estados: **estimado** (antes de ofertas), **cotizado** (con ofertas en mano), **comprometido** (contrato firmado) y **real** (facturado). Comparar los cuatro permite ver desviaciones a tiempo. Añada una contingencia, expresada como porcentaje que usted decide (por ejemplo, un 10 % hipotético), y revísela en cada puerta.

Si compra en varias monedas (euros, dólares, pesos mexicanos), registre el tipo de cambio con su fecha y su fuente; no mezcle monedas sin tasa. Deje por escrito lo que el presupuesto excluye: terreno, edificio, impuestos y aranceles. Para órdenes de magnitud consulte /cold-storage-cost y /cold-storage-construction-cost-per-m2.

En la pestaña Budget use "Add cost line", elija Type (CAPEX u OPEX) y rellene Estimated, Quoted, Committed y Actual. "Rate → base" y "Rate source" los introduce usted, con marca de tiempo; las líneas en otra moneda sin tasa quedan fuera de los totales, nunca se estiman. En Settings fije "Base currency" y "Contingency %". Nada viene precargado.

Lleve un registro de riesgos desde el primer día Un registro de riesgos es una tabla viva: qué puede salir mal, cuán probable e impactante es, quién lo vigila y qué señal avisa. Ejemplo orientativo:

(A = alta, M = media, B = baja.) En ColdMatch, la pestaña Overview muestra "Risks & alerts" (tareas vencidas o bloqueadas, costes comprometidos por encima de estimado más contingencia). En Board, mueva a "Blocked" cualquier tarea detenida e indique el motivo en el campo Blocker.

Evalúe proveedores con una matriz ponderada Decida los pesos **antes** de abrir las ofertas; así no se ajustan al favorito. Primero aplique criterios eliminatorios (cumple / no cumple): alcance completo, cumplimiento de la especificación, validez de la oferta, garantías. Solo las ofertas que pasan se puntúan.

Ejemplo hipotético de pesos

La pestaña Offers de ColdMatch puntúa de 0 a 5 precio, técnico, entrega y servicio, y su "Score" es el promedio con pesos iguales. Si quiere ponderar, aplique sus pesos en la plantilla descargable. La RFQ se envía mediante /rfq-builder: el equipo de ColdMatch la revisa, contacta a proveedores adecuados en su nombre y le presenta respuestas organizadas. Después registre cada oferta con "Add offer": Status, Amount, Currency, Lead time (weeks), Valid until. Las ofertas añadidas por el equipo permanecen ocultas hasta ser aprobadas para compartir.

Acepte la entrega con evidencia - **FAT** (*Factory Acceptance Test*): prueba en fábrica antes del envío. - **SAT** (*Site Acceptance Test*): prueba en su instalación, con la obra terminada. - **Puesta en marcha** (*commissioning*): ajuste y verificación del sistema completo en condiciones reales.

Exija un mapeo de temperatura (sondas distribuidas que registran la uniformidad con y sin carga), documentación completa (planos as-built, manuales, certificados), formación del personal y una fecha clara de inicio de garantía. La puerta G5 se firma solo cuando esa evidencia está entregada y los defectos pendientes tienen responsable y fecha.

Dónde encaja ColdMatch frente a una herramienta genérica

Límites honestos: no hay archivos adjuntos, ni recordatorios por correo, ni arrastre de barras en el Gantt, y la interfaz está en inglés. Crear proyectos, tareas, Gantt, presupuestos, comparativo de ofertas e invitar colaboradores es gratuito con una cuenta de comprador; los servicios de compra gestionada se acuerdan aparte. Si vincula una consulta, el equipo ve la salud del proyecto en su CRM. Si necesita financiación, algunos proyectos cualificados pueden presentarse a socios financieros independientes en /financing-center; ColdMatch no presta dinero ni da asesoramiento financiero.

Descargue las plantillas editables Archivos CSV para Excel o Google Sheets. Las plantillas están en inglés.

• Puertas de decisión
• Registro de riesgos
• Matriz ponderada de proveedores
• Ejemplo de cronograma

Fuentes y límites - [FAO, plataforma de pérdida y desperdicio de alimentos](https://www.fao.org/platforms/food-loss-waste/en): contexto sobre pérdidas poscosecha; no define cómo dimensionar su instalación. - [PNUMA, cadenas de frío sostenibles](https://www.unep.org/resources/report/sustainable-food-cold-chains-opportunities-challenges-and-way-forward): panorama de oportunidades y retos; no es una norma de compra. - [IIR/IIF](https://iifiir.org/en): referencia técnica sobre refrigeración; no sustituye a su ingeniero. - [Comisión Europea, gases fluorados](https://climate.ec.europa.eu/eu-action/fluorinated-greenhouse-gases_en): marco regulatorio de la UE; no cubre México ni garantiza cumplimiento local.

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