So funktioniert ColdMatch: Anfrage bis Angebot

Der Einkauf von Industriekälteanlagen oder eines Kühlhauses ist selten ein Kauf aus dem Katalog. Jedes Projekt umfasst Gebäudehülle, Kälteanlage, Steuerung, Stromversorgung, Installation und langfristigen Service – und jeder Lieferant kalkuliert diese Komponenten anders. Wer eine kurze E-Mail an fünf Unternehmen schickt, erhält oft fünf Angebote, die sich nicht vergleichen lassen. ColdMatch Group wurde gegründet, um dieses Problem zu lösen. Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie die Plattform funktioniert, was mit einer Anfrage geschieht, wer beteiligt ist, welche Kosten entstehen und welches Ergebnis Einkäufer erwarten können.

Kurzantwort: ColdMatch Group ist die Beschaffungsplattform von Global B2B Group für Industriekälte und Kühlketten. Ein Einkäufer reicht eine Projektanfrage ein; ein Spezialist prüft sie und erstellt eine strukturierte Projektbeschreibung. Erst danach werden passende, qualifizierte Lieferanten ausgewählt und Kontakte hergestellt. Die Angebote basieren auf vergleichbaren Vorgaben. Es handelt sich nicht um einen automatisierten Marktplatz; für qualifizierte Einkäufer ist die Nutzung kostenlos.

Für wen die Plattform geeignet ist

ColdMatch unterstützt gewerbliche und industrielle Projekte, in der Regel ab USD 250K: Lebensmittelverarbeiter, Logistikunternehmen und 3PL-Dienstleister, Pharmagroßhändler, landwirtschaftliche Genossenschaften und Exporteure, Handelsunternehmen beim Bau von Verteilzentren sowie Projektentwickler, Berater und EPC-Auftragnehmer, die im Kundenauftrag handeln. Zu den Projekten zählen Kühlräume und Kühlhäuser, Schockfrostanlagen und IQF, GDP-konforme Pharmalager, Ammoniak- und CO₂-Kälteanlagen, Mehrtemperatur-Verteilzentren sowie die zugehörige Stromversorgung, Dämmung und Automatisierung. Kleinere Anschaffungen einzelner Kühlräume sind meist direkt bei einem lokalen Kältefachbetrieb besser aufgehoben.

Schritt 1 — Die Anfrage

Alles beginnt mit einer Anfrage über das Angebotsformular, den ausführlicheren RFQ-Assistenten oder die Seite für Beschaffungsanfragen. Der Einkäufer beschreibt Produkt, Temperaturen, Kapazität, Standort, Zeitplan und Budgetrahmen. Ergebnisse aus den Rechnern lassen sich direkt in diese Formulare übernehmen, sodass Schätzwerte für Kältelast, Raumgröße oder Kosten nicht erneut eingegeben werden müssen. Eine Anfrage muss nicht perfekt sein; sie sollte offen darlegen, was bereits bekannt ist und was noch nicht.

Schritt 2 — Persönliche Prüfung und Projektbeschreibung

Ein Spezialist liest jede Anfrage. Dieser Schritt unterscheidet ColdMatch von Branchenverzeichnissen oder Plattformen, die Kontaktdaten potenzieller Kunden verkaufen. Der Spezialist prüft, ob die Angaben zum Projektumfang stimmig sind – beispielsweise, ob die angegebene Kapazität zur Kältelast passt oder ob ein Pharmaprojekt Überwachung und Redundanz berücksichtigt – und stellt bei Bedarf Rückfragen. Das Ergebnis ist eine strukturierte Projektbeschreibung: ein Dokument, das Kapazität, Temperaturzonen, Standortbedingungen, Normen, Lieferumfang, Ausschlüsse, Zeitplan und Entscheidungsprozess festlegt. Diese Projektbeschreibung macht die späteren Angebote vergleichbar.

Schritt 3 — Lieferantensuche nach Klärung des Projekts

Die Lieferantensuche beginnt erst, wenn das Projekt verstanden ist. ColdMatch arbeitet mit einem weltweiten Netzwerk von 100+ Lieferanten – Herstellern, Systemintegratoren, Anlagenbauern und EPC-Unternehmen – und berücksichtigt die technologische Eignung, Projektgröße, Einhaltung der Vorschriften im Zielmarkt, Installations- und Servicekapazitäten in Standortnähe sowie einschlägige Referenzen. Ziel ist eine engere Auswahl von Lieferanten, die das Projekt tatsächlich umsetzen können, nicht eine möglichst lange Liste. Die Lieferantenverzeichnisse auf der Website dienen der Orientierung und Recherche; sie sind kein automatisches Vermittlungssystem.

Schritt 4 — Kontaktvermittlung

Passende Lieferanten werden persönlich vermittelt und erhalten die Projektbeschreibung, damit alle mit denselben Informationen starten. Der Einkäufer behält die Kontrolle: Er entscheidet, mit wem er spricht, welche Informationen weitergegeben werden und wann. Berater und Ingenieure, die im Kundenauftrag handeln, können während des gesamten Prozesses die zentralen Ansprechpartner bleiben.

Schritt 5 — Vergleichbare Angebote

Da jeder Lieferant auf Grundlage derselben Projektbeschreibung kalkuliert, lassen sich die Angebote Position für Position vergleichen: Ausrüstung, Kapazität, Energieverbrauch, enthaltene und ausgeschlossene Leistungen, Installation, Inbetriebnahme, Garantie, Service und Preis. Unterschiede, die sich sonst in unklaren Angeboten verbergen – eine fehlende Bodendämmung, ein einzelner Verdichter statt N+1, eine ausgeschlossene Installation – werden vor Vertragsabschluss sichtbar. Unser Artikel über NH₃- im Vergleich zu CO₂-Kälteanlagen zeigt, welche technischen Fragen dieser Vergleich abdecken sollte.

Welche Kosten entstehen

Für qualifizierte Einkäufer fällt keine Vermittlungsgebühr an. ColdMatch unterhält Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten. Die Projektkosten – Ausrüstung, Planung, Fracht, Zölle, Installation, Inbetriebnahme und Service – werden von den Lieferanten selbst angeboten und in Rechnung gestellt. ColdMatch verkauft keine Ausrüstung weiter und erhebt keinen versteckten Aufschlag auf Rechnungen an Einkäufer.

Was ColdMatch nicht ist

• Kein Hersteller oder ausführendes Unternehmen: ColdMatch baut und installiert keine Anlagen und übernimmt keine technische Planungsverantwortung.
• Kein automatisierter Marktplatz: Anfragen werden von einer Person geprüft, bevor ein Lieferant kontaktiert wird.
• Kein Kreditgeber: Weder ColdMatch noch Global B2B Group vergibt Kredite oder leistet Finanzberatung; geeignete Projekte können an unabhängige Finanzierungspartner vermittelt werden – siehe Finanzierung.
• Keine Zertifizierungsstelle: Die Einhaltung der Anforderungen wird durch Ingenieure, Validierungsexperten und Behörden bestätigt.

Das Ökosystem von Global B2B Group

ColdMatch ist eine von mehreren spezialisierten Beschaffungsplattformen von Global B2B Group. Jede konzentriert sich auf eine Branche, damit Fachwissen und Lieferantennetzwerke in die Tiefe statt nur in die Breite gehen. Die Saatgutbeschaffung übernimmt SeedMatch, Futtermittel deckt FeedMatch ab, Aquakultur FishMatch und Brütereien sowie Geflügel HatchMatch. Liegt der Schwerpunkt eines Projekts außerhalb der Kühlkette, wird es an die passende Plattform weitergeleitet, statt es in ein unpassendes Angebot zu zwängen.

Tools zur Unterstützung des Prozesses

Einkäufer können ihre Anfrage mit der Rechnerübersicht, dem Kühlketten-Gesamtplaner, dem Entscheidungsassistenten und dem RFQ-Bereitschaftscheck vorbereiten. Der Fragenbereich zur Kühlkette beantwortet häufige technische und kaufmännische Fragen und verlinkt jeweils auf den passenden Rechner. Weitere Informationen zum Team und zu bisherigen Projektprüfungen finden Sie im Unternehmensprofil.

Ein Praxisbeispiel

Ein Obstexporteur plant beispielsweise ein Mehrtemperaturlager mit 3,000 Palettenstellplätzen und Vorkühlung in einer heißen Klimazone mit instabilem Stromnetz. Die erste Anfrage nennt Kapazität und Standort, aber weder die Wareneingangsmenge pro Zeiteinheit noch die Auslegungs-Außentemperatur, die Stromversorgungssituation oder die Frage, ob die Packhalle zum Leistungsumfang gehört. Bei der Prüfung klärt der Spezialist diese Punkte, gleicht die angegebene Kapazität mit dem Kältelastrechner ab und empfiehlt, Notstromversorgung und gedämmte Böden verbindlich vorzugeben, statt dies jedem Lieferanten zu überlassen. Die daraus entstehende Projektbeschreibung definiert vier Räume mit ihren jeweiligen Temperaturen, den maximalen täglichen Wareneingang, die Auslegungs-Außentemperatur, Anforderungen an die Ersatzstromversorgung, Leistungsgrenzen gegenüber dem Bauunternehmen und einen Zieltermin vor der Ernte.

Auf dieser Grundlage werden Kontakte zu drei Lieferanten hergestellt, die Erfahrung mit Obstlagern in heißen Klimazonen haben und lokalen Service bieten. Ihre Angebote lassen sich nun hinsichtlich Energieverbrauch bei 45 °C Umgebungstemperatur, Redundanz, Installationsdauer und Service-Reaktionszeit vergleichen – statt lediglich drei nicht vergleichbare Preise gegenüberzustellen. Der Einkäufer trifft eine fundierte Entscheidung und erhält einen Vertrag, der die enthaltenen Leistungen klar benennt.

Wie lange der Prozess dauert

Die Dauer hängt vom Projekt und davon ab, wie viel bereits festgelegt ist. Aus einer klaren Anfrage kann innerhalb weniger Tage eine strukturierte Projektbeschreibung entstehen. Sobald diese abgestimmt ist, werden Lieferantenkontakte vermittelt. Die Fristen für Angebote hängen von den Lieferanten und der Komplexität des Leistungsumfangs ab. Große Projekte mit technischen Studien, Genehmigungen oder Finanzierung benötigen naturgemäß mehr Zeit. Den größten Einfluss auf die Geschwindigkeit hat die Vollständigkeit der Ausgangsinformationen – genau dafür gibt es die Planungstools und den Bereitschaftscheck.

Vertraulichkeit

Projektdetails werden nur insoweit an Lieferanten weitergegeben, wie es für die Kontaktvermittlung erforderlich ist, und nur mit Wissen des Einkäufers. Einkäufer können verlangen, dass geschäftlich sensible Informationen zurückgehalten werden, bis ein Lieferant in die engere Auswahl aufgenommen wurde. Berater entscheiden, was wann an ihre Kunden weitergegeben wird.

So starten Sie

Am schnellsten geht es, wenn Sie das Projekt in seinem heutigen Stand beschreiben – auch mit offenen Punkten – und diese im Prüfschritt klären lassen. Starten Sie Ihr Projekt oder nutzen Sie den RFQ-Assistenten, wenn Ihr Leistungsumfang bereits detailliert feststeht.